日程確定メールやリマインドメールの内容をカスタマイズする

機能説明

この機能は、日程確定時およびリマインドのメール通知において、任意のメッセージの追加や送信日時の変更を設定することができます。

これにより、Web会議の詳細や資料URLなどを事前に案内したり、最適なタイミングでリマインドを送ることで参加忘れを防ぐなど、より柔軟な運用が可能になります。

日程確定メールの設定方法

1. 設定したいチームの「空き時間リンク」タブを開き、新規作成もしくは既に作成したページの「編集」ボタンをクリックします。

2. 編集画面の左側をスクロールし、「日程確定メール」の横の鉛筆マークをクリックします。
   
3. 日程確定メール上部に記載したい任意の文章を「主催者からの連絡事項」欄に入力し、「完了」をクリックします。 （文章の上限は700文字です）
   
4. 「保存」をクリックし、完了です。
5. 調整相手が日程を確定すると、カスタマイズされた確定通知のメールが送信されます。
   
   
   

リマインドメールの設定方法

1. 設定したいチームの「空き時間リンク」タブを開き、新規作成もしくは既に作成したページの「編集」ボタンをクリックします。
2. 編集画面の左側をスクロールし、「リマインドメール」の横の鉛筆マークをクリックします。
   
   
3. リマインドメールの「送信日時」、リマインドメールに記載したい任意の文章を「主催者からの連絡事項」欄に入力し、「完了」をクリックします。（文章の上限は700文字です）
   
   
4. 「保存」をクリックし、完了です。
5. 「送信日時」に設定した日時に、調整相手と調整相手側の同席者へ、連絡事項が記載されたリマインドメールが送信されます。
   
   

日程確定メールやリマインドメールの内容をカスタマイズする　のよくある質問

• 「主催者からの連絡事項」欄にURLを記載するとハイパーリンクになりますか？

  はい。URLを記載すると、メール内でハイパーリンクとして表示されます。
  外部リンクを通知する際にご活用ください。
  

• 日程確定メールの「主催者からの連絡事項」に入力したもの内容はリマインドメールに記載されますか？

  いいえ。日程確定メールの「主催者からの連絡事項」欄に入力した内容は日程確定メールにのみ記載され、リメインドメールの「主催者からの連絡事項」欄に入力した内容はリマインドメールにのみ記載されます。
  どちらにも記載したい内容は、それぞれの「主催者からの連絡事項」欄に記載するか、「メモ」欄をご活用ください。

• 確定済の予定に対しても、カスタマイズ内容は反映されますか？
  
  いいえ。カスタマイズ内容を保存する前に確定している予定には、カスタマイズ内容は反映されません。予定確定時の設定が適応されます。

• 空き時間リンクの「メモ」とどのように使い分ければ良いですか？

  それぞれの特徴をご確認いただき、「メモ」とお使い分けください。

  • メモ
    
    • 日程確定画面（候補から選択する画面）に記載されます
    • 日程確定完了画面に記載されます
    • 日程確定メール・リマインドメール内の下部に記載されます
    • 参加者全員のカレンダーの説明欄に記載されます
  • 日程確定メール・リマインドメールの連絡事項
    • 参加者のカレンダーには登録されず、メールにのみ記載されます。
    • 日程確定メール・リマインドメールそれぞれの上部に記載されます

• メールに記載されているSpirのロゴを削除することはできますか？
  
  いいえ。大変恐れ入りますが、Spirロゴの編集や削除は行えない仕様となっております。

• 日程確定メールを送らない設定にすることはできますか？
  
  いいえ。日程確定メールは日程確定時に必ず自動送信されるため、停止することはできません。
  

• リマインドメールを送らない設定にすることはできますか？
  
  はい。リマインドメールを送信しない設定にしたい場合、空き時間リンク編集ページの「リマインドメールを送信する」のチェックを外すことで設定可能です。
  

• 複数の空き時間リンクに対して、日程確定メールやリマインドメールの設定を一括で登録できますか？

  いいえ。日程確定メールおよびリマインドメールの設定は、空き時間リンクごとの設定となります。大変恐れ入りますが、空き時間リンクごとに設定をお願いします。

リリースノート：【有料チームプラン限定】日程確定・リマインドメールの内容や送信日時をカスタマイズできるようになりました