予定に招待するメールアドレスを設定する

本機能はFreeプランではご利用いただけない機能です。
ご希望の場合は、有料プランのお申込みをご検討お願いいたします。

機能概要

空き時間リンクで日程調整をする際、「カレンダーを考慮する必要はないが、確定した予定をカレンダー上で確認・管理したい」場合ご利用いただける機能です。メールアドレスを登録すると、確定した予定が自動的にそのアドレスのカレンダーに追加されます。

アクション項目	結果
カレンダーへの予定登録	◯ 自動的に追加されます
予定の考慮	✕ されません。カレンダーの空き状況に関わらず予定が作成されます
カレンダー招待メール (Google/Outlook　から送信)	✕ 送信されません
確定通知メール（Spirから送信）	✕ 送信されません (通知が必要な場合は別途「通知するメールアドレス」への登録が必要です)
確定通知メールの「参加者」への掲載	◯ 「参加者」一覧にメールアドレスが掲載されます。 ※調整相手を予定に招待しない設定にしている場合、メールアドレスは掲載されません。

設定方法

空き時間リンクの編集画面を開き、「予定に招待するメールアドレス」に対象のメールアドレスを入力し「追加」ボタンを押してメールアドレスを追加します。
「保存」をクリックして完了です。

調整相手が日程を確定すると、予定に招待するメールアドレスに入力したカレンダーに仮予定として登録されます。

登録後のカレンダーイメージ

予定が確定すると、入力したメールアドレスのカレンダーに自動的に仮予定が登録されます。
（同時刻に別の予定がある場合でも、カレンダーに追加されます）

調整相手を予定に招待する・しない設定時における挙動について

＜調整相手を予定に招待する設定の場合＞

日程調整確定後の完了ページや、日程確定通知メールに、設定したメールアドレスが掲載されます。

▼日程調整確定後の完了ページ　　　　　　　　　▼日程確定通知メール

＜調整相手を予定に招待しない設定の場合＞

日程調整確定後の完了ページや、日程確定通知メールに、設定したメールアドレスは掲載されません。

▼日程調整確定後の完了ページ　　　　　　　　　▼日程確定通知メール

主催者（および同席者）と、「招待するメールアドレス」に設定したメールアドレスのみが参加者となる予定が作成されます。

活用シーン

採用業務での活用

採用担当用のメールアドレスを登録することで、すべての面接予定を集約し、全体の面接スケジュールを把握・一元管理する。

新人教育・同行営業での活用

先輩社員のカレンダーに新入社員の商談スケジュールを反映させ、スケジュールが合うタイミングで営業同行などの教育機会を作る。

予定に招待するメールアドレスに設定したメンバーが空き時間リンクを利用している場合、本機能で登録された予定は「予定あり」として扱われ、その時間帯は空き時間の候補に表示されなくなります。
候補にしたい場合は下記いずれかの対応をお願いします。

・該当の予定を辞退する（手動）
・該当の予定を「予定なし」に変更する（手動）
　※詳しくはこちらをご確認ください
・該当の予定のタイトルを空き時間リンクの除外するキーワードに設定する（自動）

産業医面談での活用

産業医面談の調整を行う保健師（面談自体には参加しない）が、確定した全面談の予定を保健師のカレンダー上で一元的に把握する。