採用/人事業務でのSpir活用ガイド

｢面接官と候補者の日程調整を効率化したい｣と思ったことはありませんか？

Spirなら日程調整にまつわる作業を自動化して日程調整工数を7割削減することが可能です。

Spir活用による効果

日程調整工数を7割削減。コアな採用業務に時間を投資できる

• 候補日の抽出、予定の登録、Web会議URLの発行、リマインドなどすべて自動化
• 事前に作成したリンクを送って候補者が確定するだけで日程調整が完了

候補者体験改善&リードタイム短縮で離脱率が低減

• 候補者はリンクから都合の良い日時を選択するだけ。メールの往復がなくなり候補者負担が軽減
• 仮押さえなしでダブルブッキング防止。複数人との日程調整が同時に行なえるので短いリードタイムで日程調整が可能

大まかな流れ

1. 採用関係者をチームに招待
2. 選考･職種ごとの空き時間リンクを作成
3. 調整シーンに合わせて空き時間リンクを送信
4. その他のオペレーション構築
5. よくある質問

1. 採用関係者をチームに招待

• まずは面接官や人事・採用担当者、アシスタントをチームに招待しましょう

• 面接官の空き時間リンクを作成するためには事前に招待する必要があります

• チーム招待方法はこちらを参照ください。

  ※｢面接官を招待する前にまずは機能を把握したい｣という方は人事メンバーを招待してお試しください。

2. 選考･職種ごとの空き時間リンクを作成

調整シーン毎の空き時間リンクを作成します(作成方法)

• 例えば、営業職採用×1次選考において
  • 担当面接官が1人場合は、その面接官専用の空き時間リンクを作成
  • 担当面接官1人+同席者がいる場合はAnd条件を活用して｢2人とも空いている日時｣を候補日とした空き時間リンクを作成
  • 担当面接官が複数人いる場合は、各面接官の空き時間リンクを作成するか、Or条件を活用して｢誰かが空いている日時｣を候補とする空き時間リンクを作成

作成時のTips

• 過去作成した空き時間リンクを複製することで抽出条件を引き継いで新規作成できるため効率的です
• カレンダーに登録する予定名を｢【Spir営業職一次選考】{候補者のお名前}様｣のようなカスタマイズも可能です
• 人事が面接に入らない場合でも｢Slack連携｣や｢日程確定時に追加で通知するメールアドレス｣を活用することで候補者の進捗管理がスムーズになります
• ご自身が参加しない日程調整の空き時間リンクの作成・編集が可能です。さらに、空き時間リンク経由で確定した予定は、他のメンバーが代理で編集できるため、候補者からの日程変更依頼にもスムーズに対応できます
• 面接官のカレンダーがタスクや1on1などの予定で埋まっていている場合、空き時間判定するキーワードの設定を行うことで、特定の文字（例：「面接OK」）を含む「予定あり設定」の予定を空き枠として判定させることが可能です
• Or条件を設定する際、複数人空いている場合に、優先度の設定や1日の確定予定数を制限することができます

3. 調整シーンに合わせて空き時間リンクを送信

• スカウトメールでカジュアル面談を日程調整する
  • 空き時間リンクは常に最新の空き時間を提示できるため、スカウトのテンプレート文面にリンクを載せておくだけで都度リンクをコピーする手間を削減できます。
• 人事側で候補者と面接官の日程調整を代理で行う
  • 面接官の代理として人事担当が面接官の空き時間リンクを候補者に送信することで代理調整が可能です

• エージェントから紹介された候補者と日程調整する
  • エージェント経由で候補者にリンクをお伝えしてもらうことで候補者/エージェント/あなた全員が効率的に日程調整が行えます

•  エージェントなど外部との打ち合わせを調整する
  • 人事自身の空き時間リンクも作成することで外部との打ち合わせに活用できます
    
    

4. その他のオペレーション構築

確定日程の確認方法

• Slackやメール通知を活用する(推奨)
  • 空き時間リンクの設定画面から｢Slack連携｣や｢日程確定時に追加で通知するメールアドレス｣を設定
  • 通知が来たらATSやスプレッドシートに転記。完了後はSlackのスタンプなどを活用して完了したことをチームに周知
• Webhookを活用する方法(上級者向け)
  • Webhookを活用して確定時にスプレッドシートなどに自動連携が可能です。 詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

面接官へ候補者情報の共有方法

• メモ欄にATSなどのURLを記載する
  • ｢代理編集機能｣を活用してメモ欄にATSなどのURLを記載
• Slack内で共有する
  • ｢Slack連携｣でSlack内のチャンネルに面接情報を通知し、そのスレッド内に候補者情報URLを記載して共有

面接予定をキャンセル/変更する方法

• ｢代理削除機能｣を活用することでSpirのカレンダータブから主催者以外でも予定を削除することが出来きます。
• ｢代理編集機能｣を活用することで人事側から面接官の変更や日時変更が行えます。

5. よくある質問

• 人事側で予定のキャンセルやリスケ、面接官変更することはできますか？
  • ｢代理削除機能｣を活用することで主催者(=面接官)以外でもキャンセルすることができます。予定のリスケや面接官の変更は｢代理編集機能｣で編集できます。
• 予定とセットで空いている会議室を押さえることはできますか？
  • 可能です。詳しくは｢会議室またはリソースを追加する｣をご確認ください。
• カレンダー上予定が埋まっているため、面接の候補時間があまり表示されません。
  • 面接官のカレンダーがタスクなどの予定で埋まっている状態でも、面接の予定を優先したい場合、空き時間判定するキーワードの設定を行うことで、特定の文字（例：「面接OK」）を含むカレンダー上の予定を空き枠として判定させ、候補として抽出させることが可能です。
• カレンダー画面でチームへ予定の詳細を共有しない方法はありますか？
  • ｢チームに共有するカレンダー｣から変更可能です。「詳細まで共有」「時間枠のみ共有」「共有しない」と3段階で設定が可能です。詳しくは｢カレンダーを共有設定を変更できますか？｣をご確認ください。
• 調整相手にどのタイミングでリマインドメールが送信されますか？
  • リマインドメールは、確定した日時の前日17時（または、リマインドメールの送信時間を設定している場合任意の時間）に送信されます。詳しくは｢調整相手にリマインドメールはどのタイミングで送信されますか？｣をご確認ください。
• 候補者に面接官の情報（氏名・メールアドレス）を伝えないようにすることはできますか？
  • 可能です。調整相手を予定に招待しない設定にしていただくことで、主催者および主催者の同席者情報（面接官情報）が確定メールとカレンダーに記載されません。

• 候補者と面接官の予定を別に分けることはできますか？
  • 可能です。調整相手を予定に招待しない設定にしていただくことで、候補者と面接官それぞれ別の予定が作成されます。
• 面接官あたりの1日の面接数上限を設定することはできますか？
  • はい。1日の確定予定数を制限する機能により、面接数上限を設定していただくことが可能です。

Spirでは充実したサポート体制をご用意しております。
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